Czy wypowiedzenie umowy o pracę można przesłać pracownikowi za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mailem)? 

takie zapytanie trafiło do mnie od jednego z klientów w związku z faktem, że jego zakład pracy (punkt gastronomiczny) pozostaje zamknięty z uwagi na sytuację panującą w naszym kraju, a on chciałaby rozstać się ze swoim pracownikiem, bo nie osiągając w chwili obecnej żadnych przychodów obawia się, że nie będzie w stanie wypłacić już za miesiąc wynagrodzenia za pracę.

 

Kodeks pracy nie zawiera w swej treści postanowień regulujących wprost tę materię, stanowiąc tylko, że oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie, dlatego też odpowiadając na powyższe pytanie należy posiłkować się kodeksem cywilnym, aby ustalić co należy rozumieć przez formę pisemną.

A zgodnie z art. 78 § 1 kodeksu cywilnego (KC) do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. 

Oznacza to, że przesłanie wypowiedzenia umowy o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej (wiadomości e-mail) jest jak najbardziej możliwe i będzie formą pisemną zrównaną z tradycyjną formą złożenia podpisu, pod warunkiem opieczętowania takiego oświadczenia bezpiecznym elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Wynika to wprost z przepisów kodeksu cywilnego, który w art. 78 stanowi, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a oświadczenie woli złożone w tej formie jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

„Gwarancyjna funkcja prawa pracy (ochrona interesów pracownika jako „słabszej ekonomicznie” strony stosunku pracy) wskazuje na potrzebę uznania, że wyrażony w art. 30 § 3 k.p. obowiązek złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę „na piśmie” oznacza wymaganie zachowania zwykłej formy pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 k.c” – wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 sierpnia 2009 r., sygn. akt I PK 58/09.

W przypadku przesłania pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej bez opatrzenia tego oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, fakt złożenia pracownikowi w tej formie oświadczenia będzie skuteczny, lecz wypowiedzenie umowy o pracę nastąpi niezgodnie z przepisami prawa dotyczącymi pisemnej formy wypowiadania umów o pracę.

Potwierdzenie powyższego stanowiska znajdujemy w orzecznictwie Sądu Najwyższego tj. w uchwale z dnia 2 października 2002 r., sygn. akt III PZP 17/02, gdzie czytamy, że „Doręczenie pracownikowi za pomocą faksu pisma pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę jest skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu przewidzianego w art. 264 § 1 KP, ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 KP„.

Art. 30 § 3 kodeksu pracy (KP), na który powołuje się Sąd Najwyższy stanowi, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Niezachowanie zatem tej formy, jest naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów o pracę oraz przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę bez wypowiedzenia.

Oznacza, to że dokonując wypowiedzenia umowy o pracę za pomocą faksu czy poczty elektronicznej (gdy nie dysponujemy kwalifikowanym podpisem elektronicznym) nie składamy pracownikowi oświadczenia na piśmie tj. równoznacznego w skutkach z podpisem własnoręcznym i na tej podstawie pracodawca musi się liczyć z uwzględnieniem przez sąd pracy ewentualnych roszczeń pracownika, gdy ten postanowi wystąpić na drogę sądową.

Termin do złożenia odwołania do sądu pracy w takim przypadku zaczyna swój bieg od dnia doręczenia pracownikowi wiadomości e-mail wraz z oświadczeniem o wypowiedzeniu umowy o pracę w taki sposób, że miał on możliwość zapoznania się z jego treścią, albowiem na mocy art. 61 § 1 zdanie 1 KC w związku z art. 300 KP, wypowiedzenie umowy o pracę uznaje się za złożone z chwilą, gdy doszło do pracownika w taki sposób, że mógł się on zapoznać z jego treścią.

Powyższa kwestia była przedmiotem wielu orzeczeń m.in. Sądu Najwyższego, w których Sąd ten podkreślał, że art. 61 KC nie wymaga, by adresat faktycznie zapoznał się z treścią oświadczenia woli. Dla skutecznego złożenia takiego oświadczenia jest bowiem istotna sama możliwość zapoznania się z jego treścią (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 marca 1995 r., sygn. akt I PRN 2/95, wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 maja 2002 r., sygn. akt I PKN 259/01).

 

Reasumując, wypowiedzenie umowy o pracę, przesłane pracownikowi za pośrednictwem poczty elektronicznej (wiadomości e-mail) będzie skuteczne i zgodne z zasadami wypowiadania umów o pracę określonymi w kodeksie pracy, gdy oświadczenie to zostanie opatrzone przez pracodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

 

A co w przypadku, gdy pracodawca prześle oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę pracownikowi za pośrednictwem wiadomości e-mail (bez opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym) i równocześnie listem poleconym?

 

Również i taki stan faktyczny podlegał ocenie Sądu Najwyższego m.in. w wyroku z dnia 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06, w którym Sąd Najwyższy stwierdził, że:

Sporządzenie na piśmie i wysłanie przez pracodawcę identycznej treści oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, które dotarło do pracownika wcześniej w postaci elektronicznej i później przesyłką pocztową, nie narusza wymagania wypowiedzenia na piśmie (art. 30 § 3 k.p.)”. 

W konsekwencji Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca, który sporządził na piśmie i wysłał identycznej treści oświadczenie woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, jakie dotarło do pracownika zarówno w postaci elektronicznej, jak i tradycyjną przesyłką pocztową, nie narusza wymagania dokonania wypowiedzenia na piśmie określonego w art. 30 § 3 KP.

 

Autor:

Barbara Bil, adwokat – doradza przedsiębiorcom jak prowadzić bezpieczne biznesy, specjalizuje się w prawie reklamy i marketingu, prawie pracy oraz prawie gospodarczym tj. w prawie umów i obsłudze prawnej spółek, a w szczególności przekształceniach i łączeniach spółek.

 

Niniejsza informacja stanowi wyłącznie odzwierciedlenie poglądów autorów i nie stanowi opinii ani porady prawnej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie powyższych informacji bez wcześniejszej konsultacji z Kancelarią

najnowsze wpisy